Entender que uma tecnologia como um ERP deve ser o seu melhor e mais confiável funcionário é o segredo para alcançar o máximo de eficiência.
Constantemente nossos serviços são solicitados pelas empresas, para ajuda-los a organizar processos, aumentar a eficiência e reduzir custos usando tecnologia. Em 100% dos casos, o quadro encontrado é o mesmo: apesar de possuir um software de gestão, a maior parte das informações estão em planilhas de Excel e quando questionamos a subutilização do ERP implantado, a justificativa é: a ferramenta não me atende.
Se você é um gestor, e se identificou com essa cena, saiba que atualmente é impossível uma empresa sobreviver sem tirar o máximo proveito da tecnologia e, tentar driblar essas necessidades criando muletas não é saída mais barata. Economia é explorar ao máximo os recursos do sistema disponível e quando este esgotar, evoluir a ferramenta ou substituir por um software mais equipado.
O custo de montar uma planilha, mantê-la atualizada e confiável envolve recursos humanos e este sim é o bem mais caro que sua empresa dispõe. Utiliza-lo para suprir deficiências de tecnologia é desperdício de tempo e dinheiro, e desperdício é um pecado que o sucesso não perdoa.
Entender que o ERP deve ser o seu melhor e mais confiável funcionário é o segredo para alcançar o máximo de eficiência, então trate-o desta forma desde a prospecção. Parece uma comparação inusitada, mas não é. Atualmente um ERP de respeito não é aquele que controla informação, padroniza processos ou atende a legislação fiscal. Um bom software é aquele que além de tudo isso facilita as operações do dia a dia, automatizando processos, eliminando retrabalho e tarefas previsíveis. Se as operações executadas por um colaborador podem ser mapeadas e tem lógica matemática, significa que é trabalho para software e não para um ser humano e esse conceito deve ser aplicado em todas as áreas da empresa e também na análise e escolha de um ERP.
Está em fase de prospecção? Busque o ERP como buscaria um Gerente ou COO:
– Tire referencias, converse com empresas que já utilizam o Software e pergunte quais os prontos fortes e os pontos fracos de cada módulo. Lembre-se que como em uma entrevista de emprego, é obvio que o candidato irá sempre vender seu peixe supervalorizando suas competências e tentando tirar o máximo de foco das suas dificuldades. Explore isso, inclusive perguntando qual a disponibilidade desse novo parceiro minimizar essas dificuldades a curto e médio prazo.
Avalie o investimento em tecnologia
– Além das avaliações técnicas tente perceber se a ferramenta se adapta ao seu estilo de gestão e se tem flexibilidade para adaptações. Tudo o que não queremos é um colaborador, com alto grau de influência na empresa, que não nos atenda e ainda se recuse a evoluir, e acredite, o ERP é esse colaborador.
– Avalie se o custo do investimento é compatível com o serviço oferecido: ferramentas disponíveis, relatórios, demandas legais, integrações com outras plataformas, mas principalmente, se tem uma equipe de suporte qualificada e atenta. Assim como um funcionário, não existe mágica: quanto mais capacitado maior será o salário e quando essa regra não se cumpre, tem algo errado, então desconfie.
Contratou seu Software, faça uma implantação “honesta”, ou melhor: de uma chance de fato para o novo contratado. Não desvie recursos nem se auto sabote, não dedicando à implantação o tempo, atenção e energia necessária. Acredite, essa etapa é fundamental para a aderência da nova ferramenta e novamente, aja como um chefe e não como um usuário.
Na integração de um novo colaborador, o profissional é treinado e passa a ter acesso a todas as informações necessárias e importantes para o seu desempenho. Também deve ser supervisionado durante o tempo de integração e receber todas as orientações e alertas, caso incorra em alguma falha durante o período de experiência. Esse processo tem que ser idêntico na implantação do ERP. Substitua as palavras treinamento por Parametrização, e execute o mesmo procedimento: treine, supervisione, oriente e dê feedbacks.
Também considere que quanto mais tempo de casa, e quanto maior for a participação do Supervisor no primeiro ano de contratação, mais chances sua empresa terá de ter um Funcionário/Software extremamente eficiente, confiável e autônomo.
Mirtis Fernandes
Especialista em Gestão de Confecção, CPO na VST Soluções e Softwares, Colunista da Revista A Empreendedora.com , criadora de Soluções para Pequenas e Médias Empresas e integrante do time Gestão com Elas.