A Fase de implantação de um ERP é fase de transição. Será que os desafios desta etapa são motivos para desistir? Estamos em uma época em que a tecnologia é a única saída para a garantir alta eficiência. Uma das maneiras de qualificar o trabalho das empresas é fazendo uso dos ERPs (sigla para Enterprise Resource Planning — em tradução literal, planejamento dos recursos da empresa).
ERPs são softwares responsáveis por integrar todos os dados e processos de uma empresa em um sistema só. São as melhores opções para automatização de processos burocráticos, cumprimento de regras fiscais e ganho na qualidade das informações para qualquer empresa.
Entretanto existe uma longa caminhada até que esse ponto seja atingido, e esse caminho se chama IMPLANTAÇÃO.
Como em todo processo de mudanças, a implantação de um erp pede dedicação, determinação e entusiasmo além, obviamente, de um plano de ação. Por isso, devemos ressaltar que mais importante que a tecnologia, são as pessoas envolvidas nesse processo. São elas é que farão toda a diferença.
Em grandes corporações, o planejamento e estruturação da implantação de um ERP acontece de forma completamente diferente das PMEs. Normalmente, em grandes empresas questões como planejamento, tamanho de equipe e prazo são pontos considerados e preparados para qualquer desafio. Dificilmente isso acontece nas empresas brasileiras de menor porte.
Baseados em nossa experiência, vamos destacar os pontos mais desafiadores no processo de implantação de um ERP em Pequenas e Médias confecções:
#1. SUBESTIMAR O TEMPO NECESSÁRIO PARA TREINAMENTOS
A primeira grande falha tanto de quem compra o sistema como de quem vende está em não ter a devida atenção com as horas de treinamento necessárias para a implementação adequada.
As horas de treinamento sugeridas pelas empresas de TI talvez sejam um dos grandes pontos de discussão entre as empresas devido ao custo.
Nenhum empresário quer gastar dinheiro à toa e está aí o ponto crucial, pois muitos acreditam que treinar seu funcionário é gasto e não investimento.
Oferecer a quantidade de horas necessária para não só capacitar o funcionário, mas também para considerar e tratar cada detalhe dos processos internos, é o que faz toda a diferença a médio e longo prazo, mas no momento da compra do software, o empresário foca tanto no valor do projeto, que muitas vezes esquece que o pulo do gato não está em economizar, mas em potencializar aquela aquisição.
#2. ESCOLHER A FERRAMENTA ERRADA
Comprar um ERP é como comprar um carro: existem vários modelos e vários fabricantes e o melhor, não é necessariamente o mais bonito ou o mais barato, mas sim aquele que atende às suas necessidades, sem desconsiderar o seu gosto pessoal ou estilo de vida.
Para escolher um ERP, a empresa deve procurar inicialmente, um software que atenda às necessidades do seu segmento, e acredite: existem ótimos softwares prontos, desenvolvidos de forma segmentada, e dentro desta seleção considerar o preço x ferramentas oferecidas.
Melhor dizendo, não feche um contrato sem analisar os concorrentes e sem considerar qual a ferramenta que atenderá a sua empresa e, principalmente a sua equipe, pois muitos softwares são bons, mas o atendimento é péssimo.
Caso encontre uma solução perfeita, mas essa não caiba no orçamento da sua empresa, negocie prazo e condições de pagamento, mas não compre um Fusca se sua necessidade é uma Kombi, pois isso sim é uma compra cara.
#3. DESCONSIDERAR O PODER DA EQUIPE
A alma da empresa é o seu time e desrespeitar essa regra é o maior erro que pode ser cometido tanto pelas empresas de tecnologia, quanto pelos gestores.
Nenhuma tecnologia poderá ser implantada com sucesso, se não houver o engajamento da equipe, e é impossível engajar um time sem envolve-lo em todas as etapas, sem divulgar o planejamento estratégico e principalmente, sem compartilhar o plano tático.
É muito comum presenciarmos reuniões de pré-projeto, onde o discurso é feito em um tom imposição e terrorismo, ignorando que quem carrega a arma e aciona o gatilho é o soldado e não o general.
Convidar os funcionários para assistir à apresentação do ERP e estimula-lo a participar perguntando e expressando sua opinião e depois, considerar todas as observações do time, para montar o plano de implantação e cronograma de treinamentos fará com que os colaboradores se sintam participantes nesse processo mudança.
Um outro ponto crucial é respeitar e preparar emocionalmente esses colaboradores para o processo de mudança, afinal ele precisa confiar que a tecnologia será não só um novo colega de trabalho, mas provavelmente seu assistente direto, e não o inimigo que irá “roubar” seu posto de trabalho ou a oportunidade de reconhecimento na empresa.
#4. CONFUNDIR O SOFTWARE COM PROCESSOS INTERNOS
Um equívoco comum é a confusão entre os processos internos e as regras de uso do software.
Muitas empresas enfrentam problemas de falta de estruturação e regras de trabalho e entendem que a implantação de um software irá resolver essa demanda, porém não acrescentam essa necessidade no escopo do projeto, ou seja, para economizar na compra da ferramenta não consideram o tempo necessário para desenhar e validar cada etapa do processo.
O grande segredo para se fazer uma bela viagem, não é saber dirigir, mas saber qual a melhor estrada te levará para o destino que você escolheu.
A empresa de softwares, nos treinamentos te ensinará a dirigir e poderá te ajudar a escolher a melhor estrada (desenhar processos), se esse serviço estiver incluso no projeto, porém é fundamental que você saiba qual é o destino final (regras do seu negócio) e para isso o acompanhamento do gestor e o comprometimento da sua equipe é fundamental.
#5. NÃO ACEITAR QUE A IMPLANTAÇÃO PRECISA DE TEMPO E É FEITA DE MUITOS ACERTOS E ALGUNS ERROS
Diferente de grandes empresas, as médias e pequenas implantam um ERP com a empresa em funcionamento.
A limitação de recursos financeiros e equipe enxuta, não permite que todos os processos sejam executados simultaneamente em dois softwares por muito tempo, e em muitos casos, em tempo algum.
Essa condição pede que a implantação seja feita na “raça”, ou seja, o funcionário é treinado enquanto executa o processo na base oficial da empresa. Sem base de homologação e sem sistema paralelo.
Apesar de desafiador, sim é possível fazer uma implantação com esse formato.
Para que esse processo seja um sucesso é fundamental, que todos na empresa estejam cientes da responsabilidade de cada um e dos possíveis erros que acontecerão pelo caminho.
Também é importante lembrar que mesmo já estando com o novo software parcialmente em uso, o período de implantação estará vigente até que 100% dos processos sejam cobertos pela nova ferramenta.
Respeitar esse prazo e estar disposto a lidar com possíveis erros é primordial para que esse período seja vencido com menos estresse e mais resultados.
Mirtis Fernandes
CPO da VST Soluções e Softwares