Em janeiro passado encerrou o prazo para que todas as industrias entreguem uma nova obrigação fiscal denominada Bloco K. E o que temos visto por aí são empresários desesperados dizendo: Que é isso, Jesus?
Infelizmente boa parte das empresas acreditam que a preocupação com esse tipo de assunto é do contador, e não tomam consciência das exigências que a Receita Federal vem impondo no intuito de reduzir cada vez mais a possibilidade de sonegação.
Temos que reconhecer que se a empresa tem um bom contador este tem o papel de se reunir com o empresário e explicar exatamente o que será esperado para que a obrigação seja cumprida.
Se o seu contador não te alertou, é importante você repensar nas mãos de quem está a sua contabilidade.
O que ocorre é que as novas obrigações atingem quem ainda sonega, mas também aqueles empresários que não sonegam, porém não tem suas operações devidamente controladas.
Esse artigo não tem o intuito de tratar do Bloco K explicando tecnicamente o seu funcionamento e sim explorar um pouco os processos internos necessários para produzir as informações que ele requer.
Em primeiro lugar, é preciso saber que o Bloco K envia eletronicamente para a Receita Federal números e valores relacionados à produção e a qualquer movimentação de estoques. A produção é uma área onde as empresas com o objetivo de burlar o fisco conseguiam fazer “ajustes” de toda ordem.
A partir da entrega dessa nova obrigação essa possibilidade será anulada e as variações de consumo e inventários poderão atrair fiscalização e gerar multas.
A entrega do Bloco K é uma obrigatoriedade, a empresa que não cumprir pode ter os serviços da Receita Federal suspensos, dentre eles a emissão de notas fiscais.
Portanto, todos os empresários se movimentaram para cumprir a exigências, porém em muitos casos a preocupação foi em cumprir a demanda sem saber ao certo se as informações enviadas estavam corretas. E porque isso acontece? Porque faltam processos e métodos de trabalho que deem suporte à geração da informação.
Uma empresa não consegue mais trabalhar e gerar lucro sem que tenha um software de gestão eficaz que administre e gerencie todos os dados e uma equipe gerencial que entenda do negócio e desenhe todos os processos necessários para isso.
Quer saber algumas informações que são encaminhadas para o fisco através do Bloco K?
- Quantidade produzida
- Quantidade de materiais consumida
- Quantidade produzida em terceiros
- Quantidade de materiais consumida na produção em terceiros
- Todas as movimentações internas de estoque que não estejam diretamente relacionadas à produção
- Posição de estoque de todos os seus produtos acabados, semiacabados e matérias primas, separando:
- Materiais de propriedade da empresa e em seu poder.
- Materiais de propriedade da empresa e em poder de terceiros.
- Materiais de propriedade de terceiros em poder da empresa.
- A lista de materiais padrão de todos os produtos fabricados na produção própria e em terceiros
- Todas as pessoas físicas e jurídicas envolvidas nas transações comerciais da empresa no período de apuração, incluindo o código do participante, nome, CNPJ ou CPF, endereço, inscrição estadual, entre outras informações.
Listadas acima estão apenas algumas das informações, pois o arquivo enviado é cheio de detalhes.
Com isso, cabe a pergunta: Como uma empresa poderá ter todos esses dados?
Para isso é importante ter:
- Cadastro de ficha técnica que indicará materiais e consumos projetados
- Ordens de produção que gerarão explosão de materiais e indicarão consumo real
- Notas fiscais de remessa amarrando a ordem de produção que gerou e emissão das mesmas e indicará onde foi produzido o item em questão
- Processos internos bem mapeados que demonstrem a circulação interna dos materiais e agregação de serviços (produção interna) até que os materiais que compõem a ordem de produção se tornem peças prontas
- Controles que demonstrem a movimentação interna de material. Sabe aquele momento que alguém da engenharia ou desenvolvimento de produtos vai no estoque e solicita uma amostra de determinado item? Então é também essa operação que precisa ser demonstrada, pois isso diminuirá seu estoque e não gerará produção. Portanto se não for demonstrado pode ser considerado que a empresa produziu, vendeu e não declarou.
- Estoques separados por CNPJs, ou seja, se sua empresa produz para terceiros ou se tem mais de um CNPJ que usa o mesmo local de estocagem a informação deverá ir separada para o fisco.
- Cadastro de Produtos confiáveis. Se a sua empresa compra por quilo e usa na produção por unidade é preciso fazer essa conversão ao dar entrada no estoque.
Além disso é fundamental que tenha um profissional ou setor responsável pelo cadastro de produto para que se evite, por exemplo, duplicidade de cadastro, que gerará inconsistência entre estoque físico x estoque eletrônico enviado para a Receita.
Que atitudes sua empresa deve tomar que evitem a prestação informações conflitantes que poderão gerar multas?
- Buscar assessoria de contador especializado em industrias.
- Avaliar se o software de gestão utilizado atualmente atende todos os requisitos de controles exigidos pelo Bloco K e se gera o arquivo no layout especificado pela Receita Federal.
- Mapear todo o processo produtivo.
- Ter assessoria de equipe interna ou externa que possa auxiliar no desenho e implantação de todos os controles necessários para documentar as mais diversas atividades ligadas e produção e estocagem.
- Treinar e conscientizar a equipe interna sobre a necessidade de mudança de hábitos.
- Se a empresa não usa um software adquirir um imediatamente, pois é impossível cumprir todas as exigências sem ele.
Tudo isso pode parecer muito trabalhoso e um gerador de despesas, mas entenda como investimento que fará com que sua empresa se modernize.
Os ganhos na contratação de serviços especializados e softwares de gestão vão além de cumprir a legislação. Assim, se você é o gestor de uma empresa e toma essa decisão será lembrado para sempre como a pessoa que modernizou os processos produtivos e gerou melhores resultados para a organização.
Redução de perdas, otimização das compras, redução do tempo de estocagem, transformação de materiais obsoletos em capital e giro são só alguns dos benefícios que uma gestão de produção e estoques eficientes podem gerar.