A boa administração do tempo e da agenda de trabalho do empresário é um fator decisivo no sucesso de um negócio, especialmente nas empresas de pequeno porte.
A falta de recursos (inclusive humanos) e a necessidade de decidir rápido fazem com que muitas vezes o caminho escolhido não seja o mais adequado – e quanto maior a capacidade de envolvimento do Empreendedor nas decisões importantes da empresa, menores os riscos de isso ocorrer e, consequentemente, maiores as chances de sucesso do empreendimento.
Você sabe qual a melhor forma de avaliar se você faz a administração do tempo corretamente ou não? Comece elaborando uma agenda de suas atividades e compromissos por um período razoável (pelo menos dez dias de trabalho), em que você possa registrar como está utilizando seu tempo e quanto se dedica aos projetos e decisões mais importantes. Registre também a frequência e o tipo de interrupções no seu dia a dia.
Ao analisar esta agenda, você irá encontrar alguns dos fatores mais comuns de perda de tempo, e assim poderá lidar com eles e tomar as decisões que lidar e resolvê-los. Os principais são:
- Interrupções por outras pessoas (em sua sala, no telefone, via internet);
- Fazer o serviço de outros empregados ou parceiros;
- Reuniões desnecessárias;
- Administração de crises – preocupar-se com o que é urgente em vez do que é importante;
- Procrastinação;
- Esperar outras pessoas para tomar decisões;
- Falta de objetivos, prioridades e prazos finais.
Você sabe como pode eliminar esses e outros fatores de desperdício do seu tempo? Uma série de ações simples, mas extremamente eficazes, pode ajuda-lo a fazer isso. Veja exemplos na lista a seguir:
- Defina prazos finais para suas atividades – e cumpra-os;
- Faça com que outras pessoas, da sua confiança, verifiquem seu rendimento;
- Recompense a si mesmo quando completar sua tarefa;
- Priorize itens, numerando-os por ordem de importância – e faça apenas uma coisa de cada vez;
- Defina procedimentos, eliminando ao máximo as decisões rotineiras do seu dia a dia. Isso aumenta o seu tempo livre para as decisões importantes, reduz a possibilidade de imprevistos e, quando eles ainda assim surgirem, torna mais
fácil enfrenta-los;
- Não protele seus compromissos. Priorize ao máximo os prazos a que se submeteu;
- Seja pontual. Esta é a melhor forma de exigir o mesmo;
- Não faça o trabalho dos seus colaboradores. No máximo, ajude-os quando isso for necessários para cumprir um objetivo;
- Concentre-se em poucos itens. Analise, identificando o que é realmente importante para gerar resultados;
- Entre as tarefas que você tiver selecionado, cumpra as mais desagradáveis primeiro;
- Reserve uma ou duas horas por dia, em um local onde não seja interrompido, para fazer tarefas de maior concentração;
- Mantenha o foco e pergunte-se sempre como a tarefa de hoje se relaciona com os seus objetivos, sejam de curto, médio ou longo prazo;
- Mantenha-se sempre em contato com seus projetos quando terceiros estiverem envolvidos, para ter certeza de que estão sendo realizados.
